确认负担得起的移动公证服务
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“经确认的负担得起的移动公证服务不是律师事务所 获得执业法律许可 德克萨斯州 并且不得提供法律建议或接受法律建议费用。”
TX/HB 1217
由美国协会 公证人
H B 1217 于 2017 年 6 月 1 日由总督签署并批准。该法案制定了与通过双向视频和音频会议技术进行公证行为的公证人有关的“在线公证人”。该法案规定了值得注意的重要规定，如：（一）要求申请人满足网络公证人任职资格要求； （二）要求网络公证人应当对经网络公证人公证的电子文件进行安全的电子记录； （三）要求网络公证人应当将网络公证人的电子记录自交易或者诉讼之日起至少保存五年；以及 （四）授权网络公证人或者网络公证人的用人单位收取费用。进行在线公证的金额不超过 25 美元。
HB 1217 在德克萨斯州政府法典第 406 章中增加了新的 C 小节；通过增加 (c) 和 (d) 小节来修改第 121.006 节；并修改第 121 章，将第 121.016 节添加到德克萨斯民事实践和补救法典中。
该法案：
提供与电子公证行为有关的定义，例如“凭证分析”、“电子”、“电子公证书”、“电子签名”、“在线公证人”、“远程演示”和“在线公证”。
将“网络公证”定义为采用双向视音频会议技术进行的符合本法规定的网络公证标准的公证行为。
提供网络公证员任职资格要求： （一）满足A分章公证员任职资格要求； (2) 以电子方式向国务卿提交申请 形式 该办事处规定的； （三）缴纳申请费。
确定在线公证人是就管理公证人的法定条款而言的公证人，并且在与根据这些法定条款任命和委托的公证人相同的程度上受这些条款的约束。
授权在线公证人除进行在线公证外，还可以进行 A 分章规定的公证行为。
要求在线公证人保存安全的电子记录 电子文件 由网上公证人公证。
提供一份详细的公证信息清单，每次在线公证必须记录在在线公证人的电子记录中。
要求在线公证人提供作为令人满意的身份证明基础的任何视频和音频会议的记录，以及作为在线公证人电子记录证据的身份类型的注释。
要求网络公证人应当采取合理措施： (1) 确保网络公证的完整性、安全性和真实性； (2) 保留 (a) 小节要求的电子记录的备份； (3) 保护备份记录免遭未经授权的使用。
要求在线公证人必须将在线公证人的电子记录保留至少五年，自最后一次交易或诉讼之日起。
要求在线公证人采取合理措施，确保任何 挂号的 设备用于 创建 电子签名是最新的，并且未被设备的发行或注册机构撤销或终止。
要求网络公证人应当妥善保管网络公证人的电子记录、电子签名、电子印章，并受网络公证人的专属控制。
禁止在线公证人允许他人使用公证人的电子记录、电子签名或电子印章。
严格规定网络公证人只能将网络公证人的电子签名用于进行网络公证。
要求在线公证人在电子公证书上附加在线公证人的电子签名和印章 文档 以能够独立验证的方式，并使得对电子文档的任何后续更改或修改显而易见。
要求在线公证人通过符合在线公证规定的交互式双向音视频通讯方式出现的在线公证行为的电子公证书中记载该人。
要求在线公证人立即通知适当的执法机构和国务卿在线公证人的电子记录、电子签名或电子印章被盗或破坏。
要求在线公证人应立即将在线公证人的电子记录、电子签名或电子印章丢失或被他人使用的情况通知国务卿。
提供在线公证程序，在线公证人： (1) 被授权进行在线公证，无论在线公证时委托人实际是否处于该状态； （二）必须在使用符合法定要求和采用规则的双向视音频会议技术进行电子签名时，验证电子签名人的身份； (3) 应采取合理措施确保在线公证中使用的双向和音频通信不受未经授权的拦截； （四）在电子公证书上记载该公证为在线公证。
授权在线公证人或在线公证人的雇主为进行在线公证收取不超过 25 美元的费用。
要求终止委托的网络公证人： （一）销毁能够电子加盖网络公证人签字盖章的编码盘、认证卡、软件或者密码； (2) 向国务卿证明遵守本款。
规定因撤销或拒绝续展以外的原因终止委托的在线公证人，如果前在线公证人被重新委托为具有相同电子原网络公证人原委托终止后三个月内签字盖章。
规定，未经授权，故意获取、隐藏、损坏或销毁使在线公证人能够加盖官方电子签名或印章的证书、磁盘、编码、卡、程序、软件或硬件的人，构成轻罪。
要求国务卿通过实施在线公证人的规则，包括制定和维护促进在线公证的标准的规则，以及证书分析和身份证明的标准。
授权国务卿与信息资源部或其他适当的州机构就与在线公证标准的设备、安全和技术方面有关的事项进行协商。
要求确认表必须包含一个用于在线公证的空格，以表明确认人通过哪种方法出现在公证员面前。
确定，如果与书面文书的确认和证明有关的法律规定与管理在线公证人的规定相冲突，则这些规定控制在线公证。
前五名公证人签名代理错误
美国公证人协会
人类会犯错误。我们不可能百分百正确。然而，通过重复和正确的练习，可以消除所犯的大多数错误。以下是公证签名代理人最常犯的错误，因此您可以留意。
1 - 缺少签名。如果您有幸提前收到包裹，请标记需要签名的页面，这样您就不太可能错过签名。在您离开签名之前检查，仔细检查和三次检查每一页，然后再一次检查。
2 - 确认填写错误。确保您已填写县、州、日期和借款人姓名。如果您需要更正，请在错误中划一条线并对其进行初始化。检查您是否正确拼写了借款人的姓名，使用了任何中间名首字母或后缀，以及任何其他语言，如受托人或授权书。
3 - 字体缩小。拥有双托盘打印机可以消除这个错误。如果您没有双托盘打印机，法律纸通常是可以接受的替代品，但您需要先咨询您的客户。缩小文档以适合信纸大小的纸张会改变字体大小，许多县都有最低字体要求。这个错误通常会导致县拒绝记录文件，然后需要返回借款人。
4 - 公证印章难以辨认。务必确保您的公证印章已上墨，并随身携带一瓶墨水以防万一。如果您的印章和整个印章不清晰，您需要找到一种方法来纠正它。将您的副本换成借款人的副本并从头开始是最好的选择。如果副本不可用，您可以划掉难以辨认的公证印章印记并再次盖章或在文件中添加确认。
5 - 未收集其他物品。确保您已检查您的说明并确认是否需要任何额外内容。身份证复印件、信用卡对账单、死亡证明和授权书等物品可能需要与包裹一起退回。如果资金到期，请验证是否可以接受个人支票或需要经过认证的支票，并确认需要向谁付款。
无照执业/非法广告
美国公证人协会
以下是许多州法律规定的问题，可能会受到严厉处罚。那些未解决这些问题的州的公证人应注意以下事项：
如果没有获得执业律师执照，公证人不得担任律师。未获准执业的公证人不得提供法律意见或收取法律意见费用。这包括提供有关交易的任何建议、准备表格、解释表格及其含义、建议签署人需要何种类型的公证行为（宣誓或确认），或在任何广告中说明或暗示公证人不具备的权力。
公证人不得宣传移民顾问或专家。公证人必须避免关于移民文件的公证请求，而应将签字人转介给律师或移民和归化局 (INS)。
公证人不得非法宣传服务。非律师的公证人使用除英语以外的任何语言宣传公证人的服务，无论是通过标志、小册子、文具或其他书面通讯或广播或电视，还必须在广告中附上通知公证人不是律师。通知必须使用英文和广告语言，并使用显眼的字母。如果广告是通过广播或电视发布的，则可以修改声明，但必须包含基本相同的信息。该通知应包括以下声明：
“我不是（您所在州）获得执业法律许可的律师，可能不会提供法律建议或接受法律建议费用。”
公证人不得将“公证人”翻译成西班牙语。许多州禁止将“公证人”一词直译为西班牙语（notario 或 notario publico）。 “直译”是指对一个词或词组的翻译，而不考虑该词或词组在被翻译语言中的完整内涵。这项法律是由于许多认为“公证人”是律师的说西班牙语的人的欺诈案件——拥有该职位的所有权力。
有拒不公证
利益问题
美国公证人协会
当被要求对文件进行公证时，公证人应遵守每一个合理的要求。但是，有时请求可能不仅不合理，而且实际上可能是非法的。
公证员必须清楚根据本国法律对某些类型的公证的法定限制，但公证员也必须能够在面对特定的公证情况时做出正确的判断。
显然，在每个州，公证人都不允许对自己的签名进行公证。但是，当公证人被要求对家庭成员的签名和文件进行公证时呢？对于大多数州来说，为家庭成员进行公证或多或少是一个灰色地带；公证程序中很少包含指南（如果有的话）。在为亲属进行公证时，只有少数几个州指出了注意事项和指导方针。
就公证而言，“利益”或“利益”是什么意思？家族交易中固有的利益类型多种多样；公证人必须意识到它们，并在它们发生时避免进行公证。利益可能是直接的——经过公证的文件目前直接有利于公证人；或间接 - 公证文件将为公证人提供未来利益。
某些交易可能包含所谓的既得利益。既得利益是包含当前或未来享受的承诺的利益。公证人可能会从家庭成员那里获得既得利益的交易示例可能是在不动产转让期间对契约或抵押进行公证时。如果母亲或父亲正在购买公证人目前将居住的财产，或者公证人在父母去世后可能继承的财产，则公证人在交易中具有既得利益，不应进行公证。
在其他交易中，公证人可以获得实益权益。例如，如果公证人被指定为信托或养老金的受益人，则可能会发生这种情况。公证人不是基金或资本的所有者，但有可能根据某些条件从该基金或资本中获得利益。如果公证人收到来自家庭成员的此类文件，他或她也应该放弃公证。
上述类型的交易产生的是利益冲突。利益冲突不存在于一个选民和另一个选民之间，而是存在于公证人和选民之间。根据法律和定义，公证人在任何时候都必须是公正的证人或交易中无利害关系的一方。这意味着公证人必须在交易中绝对没有利益、利益或利益。当存在受益或既得利益时，公证人会获得利润，并应从与交易有关的任何事情中解脱出来。
对于公证人来说，认识到这些交易中固有的好处可能是晦涩难懂的，这一点非常重要。
从表面上看，交易可能没有明显的好处，但就家庭关系而言，有可能会给公证人带来未来的好处。出于这个原因，我们鼓励公证人避免为家庭成员进行公证，并且在可能的情况下，公证人应将家庭成员引导至另一位公证人。这些隐藏的利益也可能存在于朋友之间的交易中，因此公证人必须时刻保持警惕，以确保他们进行公证的交易不包含个人利益，以免公证在法庭法律程序中受到质疑。
当公证人拒绝为他们进行公证时，朋友和家人可能会感到恼火或困惑。处理这些情况的一个好方法是解释说，为了公证人和家庭成员的共同最大利益，由无关公证人执行交易是谨慎的。
I-9 表格是否需要公证？
美国公证人协会
全国许多公证员收到雇主的要求，要求对就业资格验证 (I-9) 表格进行公证或验证。每位雇主或农业招聘人员/收费推荐人都要求为每位员工填写一份 I-9 表格。 （农业推荐人是指任何农场劳工承包商或农业雇主或协会。）所有此类雇主和招聘人员都要接受定期 ICE（移民和海关执法）检查，以确保每位员工准确填写的 I-9 表格都存档；违反者将受到罚款和行政处罚。因此，正确填写和执行 I-9 表格非常重要。
什么是 I-9 表格？
I-9 表格是由美国公民和移民服务办公室为国土安全部生成的多页文件，用于验证每位在美国接受工作的新员工的就业资格截至 1986 年 11 月 6 日。此表格必须由雇主在新员工入职第一天时填写。这一点也不例外；它甚至包括以临时身份工作仅几天的个人。它还包括持有临时工作签证的非公民居民和外国游客。在 I-9 的第 1 部分中，要求员工填写包含人口统计信息的 I-9 表格的顶部，并要求他们说明其美国居民身份，无论是公民、非公民、合法永久居民还是被授权工作的外国人。在 I-9 的第 2 节中，雇主被要求从雇员那里获得身份证明和工作授权证明。
I-9 表格是否需要公证？
仔细阅读 I-9 表格时，公证人会看到 I-9 表格不包含公证证书，因此不需要公证。那么，是什么导致了公证人之间的这种混乱呢？ I-9 表格上的措辞和身份证明要求让一些人误以为表格必须经过公证。员工被要求“在作伪证处罚的情况下证明……”他们的陈述和文件是真实的。表格本身并不要求使用第三方，例如公证人，而是向雇员表明联邦法律规定对虚假陈述处以罚款和监禁。此外，雇主必须检查雇员的身份证明文件和工作授权文件，以确定他们是否有资格在美国工作。员工可以选择提交三个单独的列表中的各种文件，以验证身份和就业资格。
只要文件是从 I-9 表格的可接受文件列表中的列表中提供的，雇主就不得确定或决定雇员必须出示哪些文件。雇主可能会觉得检查这些文件不充分或不舒服，并且通常会要求公证人提供服务，雇主认为公证人更有资格审查护照、军人身份证和外国人绿卡等身份证件。表格 I-9 的第 2 部分是由雇主填写的部分，也可由雇主的授权代表填写和填写。在这种情况下，可能会要求公证人以这种身份行事。他可能会被叫到电影片场为一组“演员临时演员”“公证”所有 I-9；或者他可能会被叫到科学或技术实验室，为受雇从事绝密公式工作的物理学家处理 I-9 的执行。
公证人应如何处理 I-9 表格请求？
虽然美国公民和移民服务办公室允许雇主指派的个人填写 I-9 的身份证明/工作资格部分，但一些州，例如德克萨斯州，禁止公证人代表申请人填写 I-9。雇主。作为公证人，您有责任事先确定您所在的州是否允许此类行为。如果您所在的州不允许公证人填写表格，您作为公证人必须拒绝参与。请咨询您所在司法管辖区的国务卿办公室或您所在州负责公证人的个人办公室。由于此类文件不需要传统意义上的“公证”，因此拒绝或拒绝不会受到处罚。如果公证人感到不舒服或无法核实其管理机构是否禁止公证人执行此类行为，则公证人可以选择拒绝担任该职务。如果您所在的州允许您作为公证人填写 I-9 表格，您应该仔细按照说明进行操作，并像进行任何公证一样仔细检查身份证和就业资格文件。身份证件的复印件是可选的；你应该向雇主寻求这方面的指导。如果制作了身份证复印件，它们将在工作期间与 I-9 一起保存。
最重要的是：由于 I-9 表格不需要公证，因此在任何情况下都不得在 I-9 表格上使用公证章和印章。 I-9 表格不会提交给任何办公室。它在最初完成后的三年内或雇佣终止后的一年内向雇主存档，以较长者为准。如果 DHS 的检查员或调查员访问工作地点并要求查看，则必须出示此表格。
欲了解更多信息，请联系公民及移民服务@ http://www.uscis.gov/i-9-central 或国土安全@ http://www.dhs.gov/ 部的美国办事处。
