Підтверджені доступні мобільні нотаріальні послуги
Шанте Субер
штат Техас
Мобільний нотаріус і сертифікований агент із підписання
*Усі послуги тільки за попередньою домовленістю*
1-214-962-7236
Новини для Вас!
«ПІДТВЕРДЖЕНО ДОСТУПНІ МОБІЛЬНІ НОТАРИАЛЬНІ ПОСЛУГИ – НЕ АДВОКАТСЬКА КОНТОРА ЛІЦЕНЗІЯ НА ПРАЦІЮ АДВОКАТОМУ В Штат ТЕХАС І НЕ МОЖЕ ДАВАТИ ЮРИДИЧНІ ПОРАДИ АБО ПРИЙНЯТИ ГІБОРОДУ ЗА ЮРИДИЧНІ КОНСУЛЬТАЦІЇ».
TX/HB 1217
Американською асоціацією Нотаріуси
H B 1217 був підписаний і схвалений губернатором 1 червня 2017 року. Цим законопроектом вводиться в дію «онлайн-нотаріус» щодо державних нотаріусів, які здійснюють нотаріальні дії за допомогою технології двосторонньої відео- та аудіоконференції. Цей законопроект передбачає важливі положення, на які варто звернути увагу, як-от: (1) вимога, щоб заявник відповідав кваліфікаційним вимогам для призначення на посаду нотаріуса онлайн; (2) вимагаючи, щоб державний онлайн-нотаріус зберігав захищений електронний запис електронних документів, засвідчених державним нотаріусом онлайн; (3) вимагати від онлайн-нотаріуса зберігати електронний запис онлайн-нотаріуса протягом щонайменше п'яти років після дати операції або провадження; і (4) надання дозволу державному онлайн-нотаріусу або роботодавцю онлайн-нотаріуса стягувати плату в сума не повинна перевищувати 25 доларів США за здійснення нотаріального засвідчення онлайн.
HB 1217 додає новий підрозділ C до глави 406 Кодексу уряду Техасу; змінює розділи 121.006, додаючи підрозділи (c) і (d); і вносить зміни до глави 121, додавши розділ 121.016 до Кодексу цивільної практики та засобів правового захисту штату Техас.
Цей законопроект:
Надає визначення, що стосуються електронних нотаріальних дій, таких як «аналіз повноважень», «електронний», «електронне нотаріальне свідоцтво», «електронний підпис», «онлайн-нотаріус», «дистанційне подання» та «онлайн-нотаріальне засвідчення».
Визначає «онлайн-нотаріальне посвідчення» як нотаріальну дію, що здійснюється за допомогою технології двосторонньої відео- та аудіоконференції, що відповідає стандартам онлайн-нотаріального посвідчення, прийнятим відповідно до цього Закону.
Забезпечує кваліфікаційні вимоги для призначення на посаду нотаріуса в Інтернеті: (1) відповідність кваліфікаційним вимогам для призначення на посаду нотаріуса згідно з Підглавою A; (2) подання в електронному вигляді до Державного секретаря заявки в форму встановлені таким органом; та (3) сплату збору за заявку.
Встановлює, що державний нотаріус в Інтернеті є нотаріусом для цілей законодавчих положень, які регулюють нотаріальну діяльність, і підпадає під дію цих положень у тій же мірі, що й державний нотаріус, призначений та уповноважений відповідно до цих положень.
Дозволяє, що онлайн-нотаріус може здійснювати нотаріальні дії, як це передбачено Підглавою А, на додаток до здійснення нотаріальних посвідчень онлайн.
Вимагає, щоб державний онлайн-нотаріус зберігав захищений електронний запис електронні документи нотаріально засвідчена державним нотаріусом онлайн.
Надає детальний перелік нотаріальної інформації, яка має бути зафіксована в електронному записі нотаріуса в Інтернеті для кожного нотаріального засвідчення онлайн.
Вимагає, щоб державний нотаріус в Інтернеті включив запис будь-якої відео- та аудіоконференції, що є основою для задовільного підтвердження особи, а також позначення типу ідентифікації, представленої як доказ для електронного запису нотаріуса в Інтернеті.
Вимагає, щоб державний онлайн-нотаріус вжив розумних заходів для: (1) забезпечення цілісності, безпеки та автентичності онлайн-нотаріальних посвідчень; (2) підтримувати резервну копію електронного запису, який вимагається підпунктом (a); і (3) захистити резервний запис від несанкціонованого використання.
Вимагає, щоб державний онлайн-нотаріус повинен зберігати електронний запис онлайн-нотаріуса щонайменше п’ять років після дати останньої операції або провадження.
Вимагає, щоб державний онлайн-нотаріус вжив розумних заходів, щоб гарантувати, що будь-які зареєстровані пристрій звик створювати електронний підпис є актуальним і не був відкликаний або припинений органом, який видав або реєстрував пристрій.
Вимагає, щоб онлайн-нотаріус зберігав електронний запис, електронний підпис, електронну печатку онлайн-нотаріуса під безпекою та під виключним контролем онлайн-нотаріуса.
Забороняє державному нотаріусу в Інтернеті дозволяти іншій особі використовувати електронний запис, електронний підпис чи електронну печатку нотаріуса.
Суворо диктує, що онлайн-нотаріус може використовувати електронний підпис онлайн-нотаріуса лише для здійснення онлайн-нотаріального посвідчення.
Вимагає, щоб державний нотаріус в Інтернеті додав електронний підпис і печатку онлайн-нотаріуса до електронного нотаріального свідоцтва електронного документ у спосіб, який може бути здійснений незалежною перевіркою та робить будь-які подальші зміни чи модифікації електронного документа очевидними.
Вимагає від онлайн-нотаріуса записати в електронному нотаріальному свідоцтві онлайн-нотаріальну дію, якщо особа з’явилася за допомогою інтерактивного двостороннього аудіо- та відеозв’язку, що відповідає умовам онлайн-нотаріального посвідчення.
Вимагає від онлайн-нотаріуса негайно сповістити відповідний правоохоронний орган та державного секретаря про крадіжку чи вандалізм електронного запису, електронного підпису чи електронної печатки онлайн-нотаріуса.
Вимагає, щоб державний онлайн-нотаріус негайно повідомляв Державного секретаря про втрату або використання іншою особою електронного запису, електронного підпису чи електронної печатки онлайн-нотаріуса.
Забезпечує процедури онлайнового нотаріального засвідчення, державний нотаріус онлайн: (1) уповноважений здійснювати онлайн-нотаріальне посвідчення незалежно від того, чи довіритель фізично знаходиться в цьому штаті на момент онлайн-нотаріального посвідчення; (2) має підтвердити особу, яка створює електронний підпис, під час підписання за допомогою технології двосторонньої відео- та аудіоконференції, яка відповідає вимогам законодавства та прийнятим правилам; (3) вживає розумних заходів для забезпечення захисту від несанкціонованого перехоплення двостороннього та звукового зв'язку, що використовується в онлайн-нотаріальному посвідченні; та (4) запис в електронному нотаріальному свідоцтві, що нотаріальне посвідчення є нотаріальним засвідченням в режимі онлайн.
Уповноважує онлайн-нотаріуса або роботодавця онлайн-нотаріуса стягувати плату в розмірі, що не перевищує 25 доларів США за здійснення нотаріального засвідчення онлайн.
Потрібний державний онлайн-нотаріус, доручення якого припиняється, щоб: (1) знищити диск із кодуванням, карту сертифікації, програмне забезпечення або пароль, які дозволяють електронним проставленням офіційного підпису та печатки нотаріуса в Інтернеті; і (2) засвідчити дотримання цього підрозділу Державному секретарю.
Зазначає, що державний онлайн-нотаріус, дія якого припиняється з причини, відмінної від відкликання або відмови у поновленні, не зобов’язаний знищувати предмети, описані в підрозділі (a), якщо колишній державний онлайн-нотаріус повторно призначений як державний онлайн-нотаріус з тим же електронним підпис і печатку протягом трьох місяців після припинення колишньої комісії колишнього онлайн-нотаріуса.
Забезпечує, що особа, яка без дозволу свідомо отримує, приховує, пошкоджує або знищує сертифікат, диск, кодування, картку, програму, програмне чи апаратне забезпечення, що дозволяє нотаріусу в Інтернеті поставити офіційний електронний підпис або печатку, здійснює Клас Проступок.
Вимагає від Держсекретаря прийняти правила для впровадження публічного нотаріуса в Інтернеті, включаючи правила розробки та підтримки стандартів для полегшення онлайн-нотаріального засвідчення, а також стандарти для аналізу повноважень та підтвердження особи.
Уповноважує держсекретаря консультуватися з Департаментом інформаційних ресурсів або іншим відповідним державним агентством з питань, що стосуються обладнання, безпеки та технологічних аспектів стандартів онлайн-нотаріального засвідчення.
Вимагає, щоб форма підтвердження включала місце для онлайн-нотаріального засвідчення, щоб вказати, яким способом особа, яка підтверджує, з’явилася до нотаріальної посадової особи.
Встановлює, що в тій мірі, в якій законодавчі положення, що стосуються підтверджень і підтверджень письмових документів, суперечать положенням, які регулюють державні нотаріуси онлайн, ці положення контролюють онлайн-нотаріальне посвідчення.
П'ять найбільших помилок нотаріального агента, що підписує
Американською асоціацією нотаріусів
Люди роблять помилки. Ми просто не можемо бути праві 100% часу. Однак за допомогою повторень і правильних практик більшість допущених помилок можна усунути. Ось основні помилки, які допускають нотаріальні агенти, щоб ви могли бути насторожі.
1 - Відсутні підписи. Якщо вам пощастило отримати пакет завчасно, позначте сторінки, які вимагають підписів, щоб менше шансів пропустити підпис. Перевірте, двічі та потрійно перевірте кожну сторінку, перш ніж залишити підпис, і ще раз, перш ніж кинути.
2 - Підтвердження заповнене неправильно. Переконайтеся, що ви вказали округ, штат, дату та ім’я позичальника. Якщо вам потрібно внести виправлення, проведіть один рядок через помилку та ініціалізуйте її. Переконайтеся, що ви правильно написали ім’я позичальника, використали середні ініціали чи суфікси, а також будь-яку додаткову мову, як-от довірена особа чи довіреність.
3 - Шрифт зменшено. Наявність принтера з двома лотками усуває цю помилку. Якщо у вас немає принтера з двома лотками, зазвичай прийнятною альтернативою є папір Legal, але спершу ви захочете уточнити у клієнта. Зменшення розміру документів для паперу розміром Letter змінює розмір шрифту, і в багатьох округах є вимоги до мінімального шрифту. Ця помилка зазвичай призводить до того, що округ відхиляє документ для запису, а потім повертається до позичальника.
4 - Нотаріальний штамп нерозбірливий. Завжди переконайтеся, що ваша нотаріальна печатка нанесена чорнилом, і про всяк випадок носіть із собою пляшку чорнила. Якщо ваш штамп і вся печатка не розбірливі, вам потрібно знайти спосіб виправити це. Замінити свою копію на копію позичальника та почати з нуля є найкращою альтернативою. Якщо копія недоступна, ви можете закреслити нерозбірливий відбиток штампа нотаріуса і поставити штамп знову або додати підтвердження до документа.
5 - Додаткові предмети не були зібрані. Переконайтеся, що ви перевірили свої інструкції та перевірили, чи потрібно щось додаткове. Такі предмети, як копії посвідчення особи, виписки з кредитної картки, свідоцтва про смерть та довіреності, можливо, потрібно буде повернути разом із пакетом. Якщо кошти є до сплати, перевірте, чи прийнятний особистий чек або потрібний сертифікований чек, і підтвердьте, кому його потрібно виплатити.
Заняття адвокатською діяльністю без ліцензії / Незаконна реклама
Американською асоціацією нотаріусів
Нижче наведено питання, які вирішуються законодавством багатьох штатів і можуть передбачати суворі покарання. Нотаріуси в тих штатах, які не вирішують ці питання, повинні звернути увагу на наступне:
Нотаріус не повинен виступати в якості повіреного, якщо не має ліцензії на заняття адвокатською діяльністю. Державний нотаріус, який не має ліцензії на заняття адвокатською діяльністю, не може надавати юридичні консультації або приймати плату за юридичні консультації. Сюди входить надання БУДЬ-ЯКИХ порад щодо трансакції, підготовки бланків, пояснення форм та їх значень, повідомлень підписувача про те, який тип нотаріальної дії вимагається (присяга чи визнання), або в будь-якому оголошенні, що вказує чи передбачає повноваження, які нотаріус не має.
Нотаріус не повинен рекламувати себе як імміграційного консультанта чи спеціаліста. Нотаріус повинен уникати запитів на нотаріальне посвідчення імміграційних документів і замість цього направити підписувача до адвоката або до Служби імміграції та натуралізації (INS).
Нотаріус не повинен незаконно рекламувати послуги. Державний нотаріус, який не є повіреним і який рекламує послуги нотаріуса на будь-якій мові, крім англійської, за допомогою вивісок, брошур, канцелярського приладдя чи іншого письмового повідомлення чи по радіо чи телебаченню, ПОВИНЕН також включити в оголошення повідомлення що нотаріус не є повіреним. Повідомлення має бути англійською мовою, мовою оголошення та літерами помітного розміру. Якщо реклама передається по радіо або телебаченню, заява може бути змінена, але має містити те саме повідомлення. Повідомлення має містити таку заяву:
«Я НЕ Є АДВОКАТОМ, МАЄМ ЛІЦЕНЗІЮ НА ПРАЦЮВАННЯ юридичною діяльністю у (ВАШІЙ ЩАВІ) І НЕ МОЖЕМ ДАВАТИ ЮРИДИЧНІ КОРАЦІЇ АБО ПРИЙМАТИ ГОРІНАРИ ЗА ЮРИДИЧНІ КОНСУЛЬТАЦІЇ».
Нотаріус не може перекладати «нотаріус» на іспанську мову. Дослівний переклад фрази «нотаріус» на іспанську мову (notario або notario publico) заборонений у багатьох штатах. «Дослівний переклад» означає переклад слова чи фрази без урахування повної конотації слова чи фрази мовою, яка перекладається. Цей закон пов’язаний із численними випадками шахрайства проти іспаномовних осіб, які вважають, що «notario publico» є адвокатом – з усіма повноваженнями цієї посади.
Відмова в нотаріальному посвідченні, якщо є
Питання про користь
Американською асоціацією нотаріусів
Нотаріус повинен виконувати всі розумні вимоги, коли його закликають про нотаріальне посвідчення документа. Однак бувають випадки, коли запит може бути не тільки необгрунтованим, а й насправді незаконним.
Важливо, щоб нотаріуси чітко розуміли законодавчі обмеження щодо певних видів нотаріальних посвідчень, які ґрунтуються на законах їхньої власної держави, але нотаріус також повинен мати можливість використовувати розумне судження, коли він або вона стикається з конкретними нотаріальними ситуаціями.
Очевидно, і в кожному штаті нотаріусам заборонено нотаріально засвідчувати свій підпис. Але як бути з випадками, коли нотаріуса просять нотаріально засвідчити підписи та документи членів сім’ї? Для більшості штатів нотаріальне посвідчення членів сім'ї є більш-менш сірою зоною; деякі інструкції, якщо такі є, включені до нотаріальних процедур. Лише деякі штати вказують на міркування та рекомендації при нотаріальному посвідченні родичів.
Що означає «пільги» чи «інтереси» щодо нотаріального посвідчення? Існують різні види інтересів, притаманних сімейним угодам; нотаріуси повинні знати про них і уникати нотаріального посвідчення, коли вони трапляються. Інтереси можуть бути прямими - де нотаріально засвідчений документ зараз і безпосередньо принесе нотаріусу користь; або непрямий — де нотаріально засвідчений документ надасть нотаріусу майбутню вигоду.
Деякі операції можуть містити так званий інтерес. Користувані інтереси – це інтереси, які містять обіцянку теперішнього чи майбутнього задоволення. Прикладом правочину, в якому нотаріус може мати інтерес з боку члена сім'ї, може бути нотаріальне посвідчення правочину або іпотеки під час передачі нерухомого майна. Якщо мати чи батько купують нерухомість, де зараз проживатиме нотаріус, або яку нотаріус може успадкувати після смерті батьків, нотаріус має корисливу заінтересованість у операції і не повинен нотаріально завіряти.
Існують й інші операції, за якими нотаріус може отримати бенефіціарний інтерес. Це може статися, наприклад, якщо нотаріус названий бенефіціаром трасту або пенсії. Нотаріус не є власником фонду чи капіталу, але може отримувати вигоду від цього фонду чи капіталу на певних умовах. Якщо нотаріусу пред’являється такий документ від члена сім’ї, він також повинен утриматися від нотаріального посвідчення.
З вищезазначених видів правочинів виникає конфлікт інтересів. Конфлікт інтересів існує не між одним установником та іншим, а між нотаріусом та установником. Нотаріус, за законом та визначенням, завжди повинен бути неупередженим свідком або незацікавленою стороною в угодах. Це означає, що нотаріус не повинен мати абсолютно ніяких інтересів, вигод або частки в операції. Коли є вигоду або права, нотаріус отримує прибуток і повинен відмовитися від будь-чого, пов’язаного з операцією.
Нотаріусу дуже важливо усвідомлювати, що переваги, притаманні цим операціям, можуть бути незрозумілими та непомітними.
На перший погляд, очевидної вигоди від трансакції може і не бути, але якщо йдеться про сімейні відносини, існують випадки, які можуть принести нотаріусу вигоду в майбутньому. З цієї причини нотаріусам рекомендується уникати нотаріального посвідчення членів сім’ї, і, якщо це можливо, нотаріус повинен направити члена сім’ї до іншого нотаріуса. Ці приховані переваги також можуть існувати в угодах між друзями, тому нотаріуси повинні постійно бути пильними, щоб переконатися, що жодна операція, в якій вони здійснили нотаріальне посвідчення, не містить особистої вигоди, щоб нотаріальне посвідчення ніколи не було оскаржене в судовому процесі.
Друзі та члени сім’ї можуть бути роздратовані або збентежені, коли нотаріус відмовляється засвідчити їх. Хороший спосіб впоратися з такими ситуаціями — пояснити, що для взаємних інтересів нотаріуса та члена сім’ї доцільно, щоб операцію виконував непов’язаний нотаріус.
Чи вимагають нотаріальне засвідчення форми I-9?
Американською асоціацією нотаріусів
Багато нотаріусів по всій країні отримують запити від роботодавця на нотаріальне засвідчення чи перевірку форм підтвердження відповідності зайнятості (I-9). Заповнення форми I-9 для кожного працівника є обов’язковим для кожного роботодавця або сільськогосподарського рекрутера/платного найму. (Сільськогосподарським референтом є будь-який сільськогосподарський підрядник або сільськогосподарський роботодавець або асоціація.) Усі такі роботодавці та рекрутери підлягають періодичним перевіркам ICE (Іміграційна та митна служба), щоб переконатися, що точно заповнені форми I-9 зберігаються у файлі для кожного працівника; до порушників застосовуються штрафи та адміністративні санкції. Таким чином, правильне заповнення та виконання форми I-9 надзвичайно важливо.
Що таке форма I-9?
Форма I-9 — це багатосторінковий документ, створений офісом Служби громадянства та імміграції США для Департаменту внутрішньої безпеки, який використовується з метою перевірки відповідності працевлаштуванню кожного нового працівника, який приймає роботу в Сполучених Штатах. від 6 листопада 1986 року. Ця форма повинна бути заповнена роботодавцем з першого дня прийняття на роботу для нових працівників. Це без винятку; він включає навіть осіб, які тимчасово працюють лише на кілька днів. Сюди також входять негромадяни та іноземні гості з тимчасовою робочою візою. У розділі 1 I-9 співробітників просять заповнити верхню частину форми I-9, яка містить демографічну інформацію та вказує свій статус резидента США, будь то громадянин, негромадянин, законний постійний резидент або іноземець, уповноважений на роботу. У розділі 2 I-9 роботодавців потім просять отримати від працівника документ, що посвідчує особу та підтвердження дозволу на роботу.
Чи вимагає форма I-9 нотаріального засвідчення?
При ознайомленні з формою I-9 нотаріус побачить, що форма I-9 не містить нотаріального свідоцтва і тому не потребує нотаріального посвідчення. То що ж викликає цю плутанину серед нотаріусів? Формулювання форми I-9 та вимоги до ідентифікації збивають деяких людей з пантелику, думаючи, що форма має бути нотаріально засвідчена. Співробітників просять «підтвердити під страхом покарання за неправдиві свідчення…», що їхні заяви та документація відповідають дійсності. Замість того, щоб вимагати використання третьої особи, наприклад, нотаріуса, сама форма вказує працівнику, що федеральний закон передбачає штрафи та позбавлення волі за неправдиві заяви. Крім того, роботодавець повинен вивчити документи, що посвідчують особу, та документи, що посвідчують особу, а також документи, що підтверджують працевлаштування працівника, щоб визначити його право працювати в Сполучених Штатах. Існують різні документи в трьох окремих списках, з яких працівник може подати, щоб підтвердити особу та право на роботу.
Роботодавець не має права визначати або вирішувати, які документи повинен надати працівник, якщо документація надається зі списків у Списках прийнятних документів форми I-9. Роботодавці можуть відчувати себе неадекватними або незручними, розглядаючи ці документи, і часто звертаються за послугами нотаріуса, який, на думку роботодавця, має набагато більшу кваліфікацію для перевірки документів, що посвідчують особу, таких як паспорти, військові квитки та грін-карти іноземців. Розділ 2 форми I-9, який є частиною, яку має заповнити роботодавець, також може заповнювати і заповнювати уповноважений представник роботодавця. У цьому випадку до дій у такій якості може бути залучений нотаріус. Його можуть викликати на знімальний майданчик, щоб він «нотаріально засвідчив» усі I-9 для групи «статів акторів»; або його можуть викликати до наукової чи технологічної лабораторії, щоб він займався виконанням I-9 для фізика, найнятого для роботи над надсекретною формулою.
Як нотаріус повинен обробляти запити на форми I-9?
У той час як Управління з питань громадянства та імміграції Сполучених Штатів дозволяє особам, призначеним роботодавцем, заповнювати цю частину I-9 щодо ідентифікації/придатності до роботи, деякі штати, наприклад Техас, забороняють нотаріусу заповнювати I-9 від імені роботодавець. Ви, як нотаріус, зобов’язані заздалегідь визначити, чи дозволяє ваша держава такі дії. Якщо ваш штат забороняє нотаріусам заповнювати форму, ви, як нотаріус, повинні відмовитися від участі. Зверніться до офісу державного секретаря у вашій юрисдикції або до офісу особи, відповідальної за нотаріус у вашому штаті. Оскільки цей тип документації не вимагає «нотаріального засвідчення» у класичному розумінні, не може бути ніяких покарань за відхилення чи відмову. Нотаріус має право відмовитися виконувати цю посаду, якщо він відчуває себе незручно або не може перевірити, чи його керівний орган забороняє нотаріусам виконувати такі дії. Якщо ваша держава дозволяє вам, як нотаріусу, заповнити форму I-9, ви повинні уважно дотримуватись інструкцій і вивчати посвідчення особи та документи, що підтверджують право на роботу, так само ретельно, як і при будь-якому нотаріальному посвідченні. Виготовлення копій документів, що посвідчують особу, є необов’язковим; вам слід звернутися до роботодавця, щоб отримати вказівки в цій сфері. Якщо зроблені ксерокопії посвідчення особи, вони зберігатимуться разом з I-9 протягом усього терміну роботи.
Найважливіше: оскільки форма I-9 не вимагає нотаріального засвідчення, ви ніколи не повинні використовувати свій нотаріальний штамп і печатку на формі I-9 ні за яких обставин. Форма І-9 до жодного офісу не подається. Він зберігається у роботодавця протягом трьох років після його первинного завершення або протягом одного року після припинення трудових відносин, залежно від того, що довше. Цей бланк необхідно пред’явити, якщо інспектори або слідчі з DHS відвідують місце роботи і просять побачити його.
Для отримання додаткової інформації зверніться до Управління Служб громадянства та імміграції Сполучених Штатів за адресою http://www.uscis.gov/i-9-central або до Міністерства внутрішньої безпеки за адресою http://www.dhs.gov/ .
