Services de notaire mobile abordables et confirmés
Shante' Suber
État du Texas
Notaire public mobile et agent de signature certifié
*Tous les services sur rendez-vous confirmé seulement*
1-214-962-7236
Nouvelles pour vous !
"LES SERVICES NOTAIRES MOBILES ABORDABLES CONFIRMÉS NE SONT PAS UN BUREAU D'AVOCAT AUTORISÉ À PRATIQUER LE DROIT EN L'ÉTAT DU TEXAS ET NE PEUT PAS DONNER DE CONSEIL JURIDIQUE OU ACCEPTER DES FRAIS POUR UN CONSEIL JURIDIQUE."
TX/HB 1217
par l'Association américaine de Notaires
H B 1217 a été signé et approuvé par le Gouverneur le 1er juin 2017. Ce projet de loi édicte le « Notariat en ligne » relatif aux notaires publics qui exécutent des actes notariés au moyen de la technologie de vidéoconférence et d'audioconférence bidirectionnelle. Ce projet de loi prévoit des dispositions importantes qui méritent d'être notées telles que : (1) exiger qu'un candidat satisfasse aux exigences de qualification pour être nommé notaire public en ligne ; (2) exiger qu'un notaire public en ligne conserve un enregistrement électronique sécurisé des documents électroniques notariés par le notaire public en ligne ; (3) exiger qu'un notaire en ligne conserve le dossier électronique du notaire en ligne pendant au moins cinq ans après la date de la transaction ou de la procédure ; et (4) autoriser un notaire en ligne ou l'employeur du notaire en ligne à facturer des frais dans un montant ne dépassant pas 25 $ pour effectuer une notarisation en ligne.
HB 1217 ajoute un nouveau sous-chapitre C au chapitre 406 du Texas Government Code ; modifie l'article 121.006 en ajoutant les alinéas (c) et (d) ; et modifie le chapitre 121 en ajoutant la section 121.016 au Texas Civil Practice and Remedies Code.
Cette facture:
Fournit des définitions relatives aux actes notariés électroniques tels que « analyse des références », « électronique », « certificat notarié électronique », « signature électronique », « notaire public en ligne », « présentation à distance » et « notarisation en ligne ».
Définit la « notarisation en ligne » comme un acte notarié accompli au moyen d'une technologie de vidéoconférence et d'audioconférence bidirectionnelle qui respecte les normes de notarisation en ligne adoptées en vertu de la présente loi.
Fournit les exigences de qualification pour la nomination en tant que notaire public en ligne : (1) satisfaire aux exigences de qualification pour la nomination en tant que notaire public en vertu du sous-chapitre A ; (2) en soumettant par voie électronique au secrétaire d'État une demande dans le former prescrit par ce bureau ; et (3) payer les frais de dossier.
Établit qu'un notaire public en ligne est un notaire public aux fins des dispositions légales régissant les notaires publics et est soumis à ces dispositions dans la même mesure qu'un notaire public nommé et mandaté en vertu de ces dispositions légales.
Autorise qu'un notaire public en ligne puisse accomplir des actes notariés conformément au sous-chapitre A en plus d'effectuer des notarisations en ligne.
Exige qu'un notaire public en ligne conserve un enregistrement électronique sécurisé de documents électroniques notarié par le notaire en ligne.
Fournit une liste détaillée des informations notariales qui doivent être enregistrées dans le dossier électronique du notaire public en ligne pour chaque notarisation en ligne.
Exige qu'un notaire public en ligne inclue un enregistrement de toute conférence vidéo et audio qui constitue la base d'une preuve d'identité satisfaisante et une note du type d'identification présentée comme preuve pour le dossier électronique du notaire en ligne.
Exige qu'un notaire public en ligne prenne des mesures raisonnables pour : (1) garantir l'intégrité, la sécurité et l'authenticité des notarisations en ligne ; (2) conserver une copie de sauvegarde du dossier électronique requis par la sous-section (a) ; et (3) protéger l'enregistrement de sauvegarde contre toute utilisation non autorisée.
Exige qu'un notaire public en ligne conserve le dossier électronique du notaire en ligne pendant au moins cinq ans après la date de la dernière transaction ou procédure.
Exige qu'un notaire public en ligne prenne des mesures raisonnables pour s'assurer que tout inscrit appareil utilisé pour créer une signature électronique est à jour et n'a pas été révoquée ou résiliée par l'autorité émettrice ou d'enregistrement de l'appareil.
Exige qu'un notaire en ligne conserve le dossier électronique, la signature électronique, le sceau électronique du notaire en ligne en toute sécurité et sous le contrôle exclusif du notaire en ligne.
Interdit à un notaire public en ligne d'autoriser une autre personne à utiliser le dossier électronique, la signature électronique ou le sceau électronique du notaire.
Exige strictement qu'un notaire public en ligne ne peut utiliser la signature électronique du notaire public en ligne que pour effectuer une notarisation en ligne.
Exige qu'un notaire en ligne joigne la signature électronique et le sceau du notaire en ligne au certificat notarié électronique d'un document d'une manière permettant une vérification indépendante et rendant évident tout changement ou modification ultérieur(e) du document électronique.
Exige qu'un notaire public en ligne écrive dans le certificat notarié électronique pour un acte notarié en ligne si la personne s'est présentée par une communication audio et vidéo bidirectionnelle interactive qui respecte les stipulations de notarisation en ligne.
Exige qu'un notaire public en ligne avise immédiatement un organisme d'application de la loi approprié et le secrétaire d'État du vol ou du vandalisme du dossier électronique, de la signature électronique ou du sceau électronique du notaire public en ligne.
Exige qu'un notaire public en ligne informe immédiatement le secrétaire d'État de la perte ou de l'utilisation par une autre personne du dossier électronique, de la signature électronique ou du sceau électronique du notaire public en ligne.
Fournit les procédures de notarisation en ligne, le notaire public en ligne : (1) est autorisé à effectuer des notarisations en ligne, que le mandant soit physiquement situé dans cet État au moment de la notarisation en ligne ; (2) doit vérifier l'identité d'une personne créant une signature électronique au moment où la signature est prise en utilisant une technologie de vidéoconférence et d'audioconférence bidirectionnelle qui répond aux exigences légales et aux règles adoptées ; (3) doit prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que la communication bidirectionnelle et audio utilisée dans une notarisation en ligne est protégée contre toute interception non autorisée ; et (4) enregistrer sur le certificat notarié électronique que la notarisation est une notarisation en ligne.
Autorise un notaire public en ligne ou l'employeur du notaire public en ligne à facturer des frais d'un montant ne dépassant pas 25 $ pour effectuer une notarisation en ligne.
Exige qu'un notaire public en ligne dont la commission prend fin : (1) détruise le disque de codage, la carte de certification, le logiciel ou le mot de passe permettant l'apposition électronique de la signature et du sceau officiels du notaire public en ligne ; et (2) certifier la conformité avec le présent paragraphe au secrétaire d'État.
Prévoit qu'un notaire en ligne dont la commission a pris fin pour une raison autre qu'une révocation ou un refus de renouvellement n'est pas tenu de détruire les éléments décrits à l'alinéa (a) si l'ancien notaire en ligne est remis en service en tant que notaire en ligne avec le même signature et cachet dans les trois mois suivant la résiliation de l'ancienne commission de l'ancien notaire en ligne.
Prévoit qu'une personne qui, sans autorisation, obtient sciemment, dissimule, endommage ou détruit le certificat, le disque, le codage, la carte, le programme, le logiciel ou le matériel permettant à un notaire public en ligne d'apposer une signature ou un sceau électronique officiel, commet un recours collectif Un délit.
Exige que le secrétaire d'État adopte des règles pour mettre en œuvre le notaire public en ligne, y compris des règles pour développer et maintenir des normes pour faciliter les notarisations en ligne, et des normes pour l'analyse des informations d'identification et la vérification de l'identité.
Autorise le secrétaire d'État à s'entretenir avec le Département des ressources d'information ou tout autre organisme d'État approprié sur les questions relatives à l'équipement, à la sécurité et aux aspects technologiques des normes de notarisation en ligne.
Exige qu'un formulaire de reconnaissance inclue un espace pour une notarisation en ligne pour indiquer par quelle méthode la personne reconnaissante a comparu devant l'officier notarié.
Établit que, dans la mesure où les dispositions légales relatives aux reconnaissances et aux preuves d'actes écrits sont contraires aux dispositions régissant les notaires publics en ligne, ces dispositions prévalent en ce qui concerne une notarisation en ligne.
Les cinq principales erreurs d'agent de signature de notaire
par l'Association américaine des notaires
Les humains font des erreurs. Nous ne pouvons tout simplement pas avoir raison à 100 % du temps. Avec la répétition et de bonnes pratiques, cependant, la plupart des erreurs commises peuvent être éliminées. Voici les principales erreurs commises par les notaires signataires afin que vous puissiez être à l'affût.
1 - Signatures manquantes. Si vous avez la chance de recevoir le colis à l'avance, onglet les pages qui nécessitent des signatures, ainsi vous serez moins susceptible de manquer une signature. Vérifiez, revérifiez et triplez chaque page avant de quitter la signature et une fois de plus avant de déposer.
2 - Accusé de réception mal rempli. Assurez-vous d'avoir rempli le comté, l'état, la date et le nom de l'emprunteur. Si vous devez apporter une correction, tracez une ligne sur l'erreur et apposez-y vos initiales. Vérifiez que vous avez correctement orthographié le nom de l'emprunteur, utilisé des initiales ou des suffixes, ainsi que toute langue supplémentaire telle que fiduciaire ou procuration.
3 - La police est réduite. Avoir une imprimante à double bac élimine cette erreur. Si vous n'avez pas d'imprimante à double bac, le papier légal est généralement une alternative acceptable, mais vous devrez d'abord vérifier auprès de votre client. La réduction de vos documents pour qu'ils s'adaptent au papier de format lettre modifie la taille de la police, et de nombreux comtés ont une exigence minimale en matière de police. Cette erreur amène généralement le comté à rejeter le document pour enregistrement, puis un retour à l'emprunteur doit être effectué.
4 - Le cachet du notaire est illisible. Assurez-vous toujours que votre tampon de notaire est encré et emportez une bouteille d'encre avec vous au cas où. Si votre tampon et l'ensemble du sceau ne sont pas lisibles, vous devez trouver un moyen de le corriger. Échanger votre copie contre la copie de l'emprunteur et repartir de zéro est la meilleure alternative. Si une copie n'est pas disponible, vous pouvez rayer l' empreinte du notaire illisible et tamponner à nouveau ou ajouter une reconnaissance au document.
5 - Des éléments supplémentaires n'ont pas été collectés. Assurez-vous d'avoir vérifié vos instructions et vérifié si quelque chose de supplémentaire est requis. Des éléments tels que des copies de pièces d'identité, des relevés de carte de crédit, des certificats de décès et des procurations peuvent devoir être retournés avec le colis. Si des fonds sont dus, vérifiez si un chèque personnel est acceptable ou si un chèque certifié est requis et confirmez à qui il doit être libellé.
Pratiquer le droit sans licence / publicité illégale
par l'Association américaine des notaires
Les problèmes suivants sont traités par la loi dans de nombreux États et peuvent entraîner des sanctions sévères. Les notaires des États qui ne traitent pas ces questions doivent tenir compte de ce qui suit :
Un notaire ne doit pas agir en tant qu'avocat s'il n'est pas autorisé à pratiquer le droit. Un notaire public non autorisé à pratiquer le droit ne peut pas donner de conseils juridiques ou accepter des honoraires pour des conseils juridiques. Cela comprend donner TOUT conseil concernant la transaction, préparer des formulaires, expliquer les formulaires et leur signification, informer le signataire du type d'acte notarié requis (serment ou reconnaissance), ou dans toute publicité indiquant ou impliquant une autorité que le notaire ne possède pas.
Un notaire ne doit pas faire de publicité en tant que consultant ou spécialiste en immigration. Un notaire doit éviter les demandes de notarisation concernant les documents d'immigration et doit plutôt renvoyer le signataire à un avocat ou au Service de l'immigration et de la naturalisation (INS).
Un notaire ne doit pas annoncer illégalement des services. Un notaire public qui n'est pas un avocat et qui annonce les services d'un notaire public dans une langue autre que l'anglais, que ce soit par des signes, des brochures, des articles de papeterie ou d'autres communications écrites ou par la radio ou la télévision, DOIT également inclure avec la publicité un avis que le notaire public n'est pas un avocat. L'avis doit être rédigé en anglais et dans la langue de l'annonce et en lettres de taille bien visible. Si la publicité est diffusée à la radio ou à la télévision, la déclaration peut être modifiée, mais doit inclure essentiellement le même message. L'avis doit inclure la déclaration suivante :
"JE NE SUIS PAS UN AVOCAT AUTORISÉ À PRATIQUER LE DROIT DANS (VOTRE ÉTAT) ET NE PEUT PAS DONNER DE CONSEILS JURIDIQUES OU ACCEPTER DES FRAIS POUR DES CONSEILS JURIDIQUES."
Un notaire ne peut pas traduire "notary public" en espagnol. La traduction littérale de l'expression «notaire public» en espagnol ( notario ou notario publico ) est interdite dans de nombreux États. "Traduction littérale" signifie la traduction d'un mot ou d'une phrase sans tenir compte de la connotation complète du mot ou de la phrase dans la langue qui est traduite. Cette loi est due aux nombreux cas de fraude contre des personnes hispanophones qui croient qu'un "notario publico" est un avocat - avec toute l'autorité de ce poste.
Refuser de notarier quand il y a
une question de bénéfice
par l'Association américaine des notaires
Un notaire public doit se conformer à toute demande raisonnable lorsqu'il est appelé à authentifier un document. Cependant, il y a des moments où une demande peut non seulement être déraisonnable, mais peut en fait être illégale.
Il est important que les notaires soient clairs sur les restrictions légales contre certains types de notarisations basées sur les lois de leur propre état, mais un notaire doit également être capable de faire preuve de jugement lorsqu'il est confronté à des situations notariales spécifiques.
De toute évidence, et dans tous les États, les notaires ne sont pas autorisés à notarier leur propre signature. Mais qu'en est-il des occasions où un notaire est invité à authentifier les signatures et les documents des membres de la famille ? Pour la majorité des États, la notarisation des membres de la famille est plus ou moins une zone grise ; peu de lignes directrices, voire aucune, sont incluses dans les procédures notariales. Seuls quelques États indiquent des considérations et des lignes directrices lors de la notarisation des proches.
Qu'entend-on par « bénéfices » ou « intérêts » en ce qui concerne les notarisations ? Il existe divers types d'intérêts inhérents aux transactions familiales; les notaires doivent en être conscients et éviter de notarier lorsqu'ils se produisent. Les intérêts peuvent être directs - où le document notarié bénéficiera actuellement et directement au notaire ; ou indirect - où le document notarié fournira un avantage futur au notaire.
Certaines transactions peuvent contenir ce qu'on appelle un droit acquis. Les intérêts acquis sont des intérêts qui contiennent une promesse de jouissance présente ou future. Un exemple d'une transaction dans laquelle le notaire peut avoir un intérêt acquis de la part du membre de la famille pourrait être lors de la notarisation d'un acte ou d'une hypothèque lors d'un transfert de propriété immobilière. Si une mère ou un père achète une propriété où le notaire va actuellement s'installer, ou dont le notaire pourrait hériter au décès du parent, le notaire a un intérêt direct dans la transaction et ne devrait pas notarier.
Il existe d'autres transactions dans lesquelles un notaire peut obtenir un intérêt bénéficiaire. Cela peut se produire, par exemple, si un notaire est nommé bénéficiaire d'une fiducie ou d'une pension. Le notaire n'est pas propriétaire du fonds ou du capital, mais a le potentiel de recevoir des avantages de ce fonds ou capital selon certaines conditions. Si un notaire est présenté avec ce type de document d'un membre de la famille, il doit également s'abstenir de notarier.
Ce qui découle des types de transactions ci-dessus est un conflit d'intérêts. Le conflit d'intérêts n'existe pas entre un mandant et un autre mais entre le notaire et le mandant. Un notaire, par la loi et la définition, doit être en tout temps un témoin impartial ou une partie désintéressée aux transactions. Cela signifie que le notaire ne doit avoir absolument aucun intérêt, avantage ou intérêt dans la transaction. Lorsqu'il existe un intérêt bénéficiaire ou acquis, le notaire perçoit un bénéfice et doit se dégager de tout ce qui concerne la transaction.
Il est très important que le notaire réalise que les avantages inhérents à ces transactions peuvent être obscurs et subtils.
À première vue, il peut n'y avoir aucun avantage apparent à la transaction, mais en ce qui concerne les relations familiales, il existe des éventualités qui peuvent conférer un avantage futur au notaire. Pour cette raison, les notaires sont encouragés à éviter la notarisation pour les membres de la famille et, dans la mesure du possible, un notaire doit diriger le membre de la famille vers un autre notaire. Ces avantages cachés peuvent également exister dans les transactions entre amis, de sorte que les notaires doivent constamment être vigilants pour s'assurer qu'aucune transaction dans laquelle ils ont effectué la notarisation ne contient un avantage personnel, de peur que la notarisation ne soit jamais contestée dans une procédure judiciaire.
Les amis et les membres de la famille peuvent être ennuyés ou déconcertés lorsque le notaire refuse de notarier pour eux. Une bonne façon de gérer ces situations est d'expliquer que dans l'intérêt mutuel du notaire et du membre de la famille, il est prudent qu'un notaire non lié effectue la transaction.
Les formulaires I-9 nécessitent-ils une notarisation ?
par l'Association américaine des notaires
De nombreux notaires à travers le pays reçoivent des demandes d'un employeur pour authentifier ou vérifier les formulaires de vérification de l'admissibilité à l'emploi (I-9). Le remplissage d'un formulaire I-9 pour chaque employé est obligatoire pour chaque employeur ou recruteur/référent agricole. (Un référent agricole est tout entrepreneur de main-d'œuvre agricole ou employeur ou association agricole.) Tous ces employeurs et recruteurs sont soumis à des inspections périodiques de l'ICE (Immigration and Customs Enforcement) pour s'assurer que les formulaires I-9 dûment remplis sont au dossier pour chaque employé ; les contrevenants sont passibles d'amendes et de sanctions administratives. Ainsi, la bonne exécution et l'exécution du formulaire I-9 sont d'une extrême importance.
Qu'est-ce que le formulaire I-9 ?
Le formulaire I-9 est un document de plusieurs pages généré par le bureau des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis pour le département de la sécurité intérieure utilisé dans le but de vérifier l'admissibilité à l'emploi de chaque nouvel employé qui accepte un emploi aux États-Unis. à compter du 6 novembre 1986. Ce formulaire doit être rempli par l'employeur dès le premier jour d'embauche pour les nouveaux employés. C'est sans exception; il inclut même les personnes travaillant à titre temporaire pendant quelques jours seulement. Il comprend également les résidents non citoyens et les visiteurs étrangers avec un visa de travail temporaire. Dans la section 1 du I-9, les employés sont invités à remplir la partie supérieure du formulaire I-9 qui contient des informations démographiques et leur demande d'indiquer leur statut de résidence aux États-Unis, qu'ils soient citoyens, non-citoyens, résidents permanents légaux ou étranger autorisé à travailler. Dans la section 2 de l'I-9, les employeurs sont ensuite invités à obtenir une preuve d'identité et une preuve d'autorisation de travail de l'employé.
Le formulaire I-9 nécessite-t-il une notarisation ?
Lors de la lecture du formulaire I-9, le notaire verra que le formulaire I-9 ne contient pas de certificat notarié et ne nécessite donc pas de notarisation. Alors qu'est-ce qui cause cette confusion chez les notaires ? Le libellé du formulaire I-9 et les exigences d'identification confondent certaines personnes en leur faisant croire que le formulaire doit être notarié. Les employés sont invités à "attester sous peine de parjure…" que leurs déclarations et documents sont véridiques. Plutôt que d'exiger le recours à un tiers, tel qu'un notaire, le formulaire lui-même indique à l'employé que la loi fédérale prévoit des amendes et des peines d'emprisonnement pour les fausses déclarations. De plus, l'employeur doit examiner les documents d'identification et les documents d'autorisation de travail de l'employé pour déterminer son admissibilité à travailler aux États-Unis. Il existe divers documents dans trois listes distinctes à partir desquelles l'employé peut choisir de soumettre pour vérifier son identité et son admissibilité à l'emploi.
L'employeur n'est pas autorisé à déterminer ou à décider quels documents l'employé doit produire tant que la documentation est fournie à partir des listes des listes de documents acceptables du formulaire I-9. Les employeurs peuvent se sentir inadéquats ou mal à l'aise d'examiner ces documents et demandent souvent les services du notaire, que l'employeur juge beaucoup plus qualifié pour examiner les documents d'identification tels que les passeports, les cartes d'identité militaires et les cartes vertes étrangères. La section 2 du formulaire I-9, qui est la partie à remplir par l'employeur, peut également être remplie et complétée par le représentant autorisé de l'employeur. Dans ce cas, un notaire peut être appelé à agir en cette qualité. Il peut être appelé sur un plateau de tournage pour «certifier» tous les I-9 pour un groupe d '«acteurs supplémentaires»; ou il peut être appelé dans un laboratoire scientifique ou technologique pour gérer l'exécution d'un I-9 pour un physicien engagé pour travailler sur une formule top secrète.
Comment un notaire doit-il gérer les demandes de formulaires I-9 ?
Alors que le Bureau des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis autorise les personnes désignées par l'employeur à remplir cette partie identification/admissibilité au travail du I-9, certains États, par exemple le Texas, interdisent au notaire de remplir le I-9 au nom du employeur. Il vous incombe en tant que notaire de déterminer au préalable si votre état permet ou non ce type d'action. Si votre état interdit aux notaires de remplir le formulaire, vous, en tant que notaire, devez refuser de participer. Consultez le bureau du secrétaire d'État dans votre juridiction particulière ou le bureau de la personne responsable des notaires dans votre état. Étant donné que ce type de documentation ne nécessite pas de "notarisation" au sens classique, il ne peut y avoir aucune sanction en cas de refus ou de refus. Un notaire a la possibilité de refuser d'exercer cette fonction s'il se sent mal à l'aise ou s'il est incapable de vérifier si son organe directeur interdit aux notaires d'accomplir une telle action. Si votre état vous permet, en tant que notaire, de remplir le formulaire I-9, vous devez suivre attentivement les instructions et examiner les documents d'identité et d'éligibilité à l'emploi aussi attentivement que vous le feriez pour toute notarisation. Faire des copies des documents d'identité est facultatif ; vous devriez vous tourner vers l'employeur pour obtenir des directives dans ce domaine. Si des photocopies de la pièce d'identité sont faites, elles seront conservées avec le I-9 pendant toute la durée de l'emploi.
Le plus important : étant donné que le formulaire I-9 ne nécessite pas de notarisation, vous ne devez en aucun cas utiliser votre cachet de notaire et votre sceau sur le formulaire I-9. Le formulaire I-9 n'est soumis à aucun bureau. Il est conservé dans le dossier de l'employeur pendant trois ans après son achèvement initial ou pendant un an après la fin de l'emploi, selon la durée la plus longue. Ce formulaire doit être produit si des inspecteurs ou des enquêteurs du DHS se rendent sur le lieu de travail et demandent à le voir.
Pour plus d'informations, contactez l'Office of Citizenship and Immigration Services des États-Unis @ http://www.uscis.gov/i-9-central ou le Department of Homeland Security @ http://www.dhs.gov/ .
