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Shante‘ Suber
Bundesstaat Texas
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"CONFIRMED AFFORDABLE MOBILE NOTARY SERVICES IST KEINE RECHTSANWALTSKANZLEI LIZENZ ZUR RECHTSANWALT IN Der Bundesstaat Texas UND DÜRFEN KEINE RECHTSBERATUNG GEBEN ODER GEBÜHREN FÜR RECHTSBERATUNG AKZEPTIEREN.“
TX/HB 1217
von der American Association of Notare
H B 1217 wurde am 1. Juni 2017 vom Gouverneur unterzeichnet und genehmigt. Dieser Gesetzentwurf erlässt den „Online Notary Public“ in Bezug auf Notare, die notarielle Handlungen mittels Zwei-Wege-Video- und Audiokonferenztechnologie durchführen. Dieser Gesetzentwurf schreibt wichtige beachtenswerte Bestimmungen vor, wie z. B.: (1) dass ein Bewerber die Qualifikationsanforderungen für die Ernennung zum Online-Notar erfüllen muss; (2) das Erfordernis eines Online-Notars muss eine sichere elektronische Aufzeichnung elektronischer Dokumente führen, die vom Online-Notar beglaubigt wurden; (3) die Anforderung eines Online-Notars, die elektronischen Aufzeichnungen des Online-Notars für mindestens fünf Jahre nach dem Datum der Transaktion oder des Verfahrens aufzubewahren; und (4) die Ermächtigung eines Online-Notars oder des Arbeitgebers des Online-Notars, eine Gebühr in einem Betrag von nicht mehr als 25 $ für die Durchführung einer Online-Beglaubigung.
HB 1217 fügt Kapitel 406 des Texas Government Code ein neues Unterkapitel C hinzu; ändert die Abschnitte 121.006 durch Hinzufügen der Unterabschnitte (c) und (d); und ändert Kapitel 121 durch Hinzufügen von Abschnitt 121.016 zum Texas Civil Practice and Remedies Code.
Diese Rechnung:
Enthält Definitionen zu elektronischen notariellen Akten wie „Beglaubigungsanalyse“, „elektronisch“, „elektronische notarielle Urkunde“, „elektronische Signatur“, „Online-Notar“, „Fernpräsentation“ und „Online-Beglaubigung“.
Definiert „Online-Beglaubigung“ als eine notarielle Handlung, die mittels bidirektionaler Video- und Audiokonferenztechnologie durchgeführt wird und die den gemäß diesem Gesetz angenommenen Standards für Online-Beglaubigungen entspricht.
Bietet die Qualifikationsanforderungen für die Ernennung als Online-Notar: (1) Erfüllung der Qualifikationsanforderungen für die Ernennung als Notar gemäß Unterkapitel A; (2) die elektronische Einreichung eines Antrags beim Secretary of State bilden von dieser Stelle vorgeschrieben; und (3) Bezahlen der Anmeldegebühr.
Stellt fest, dass ein Online-Notar ein Notar im Sinne der gesetzlichen Vorschriften für Notare ist und diesen Vorschriften im gleichen Umfang unterliegt wie ein nach diesen gesetzlichen Vorschriften bestellter und beauftragter Notar.
Ermächtigt, dass ein Online-Notar zusätzlich zur Durchführung von Online-Beglaubigungen notarielle Handlungen gemäß Unterkapitel A vornehmen darf.
Erfordert, dass ein Online-Notar eine sichere elektronische Aufzeichnung von führt elektronische Dokumente vom Online-Notar beglaubigt.
Bietet eine detaillierte Liste der notariellen Informationen, die für jede Online-Beglaubigung in der elektronischen Akte des Online-Notars erfasst werden müssen.
Verlangt, dass ein Online-Notar eine Aufzeichnung jeder Video- und Audiokonferenz beifügt, die die Grundlage für einen zufriedenstellenden Identitätsnachweis bildet, und eine Notation der Art der Identifizierung, die als Beweis für die elektronische Aufzeichnung des Online-Notars vorgelegt wird.
Erfordert, dass ein Online-Notar angemessene Schritte unternimmt, um: (1) die Integrität, Sicherheit und Authentizität von Online-Beglaubigungen zu gewährleisten; (2) ein Backup für die gemäß Unterabschnitt (a) erforderliche elektronische Aufzeichnung zu führen; und (3) den Sicherungsdatensatz vor unbefugter Verwendung zu schützen.
Erfordert, dass ein Online-Notar die elektronische Aufzeichnung des Online-Notars mindestens fünf Jahre nach dem Datum der letzten Transaktion oder des letzten Verfahrens aufbewahren muss.
Erfordert, dass ein Online-Notar angemessene Schritte unternimmt, um sicherzustellen, dass alle Eingetragen Gerät gewohnt erstellen eine elektronische Signatur aktuell ist und nicht von der ausstellenden oder registrierenden Behörde des Geräts widerrufen oder beendet wurde.
Erfordert, dass ein Online-Notar die elektronischen Aufzeichnungen, die elektronische Unterschrift und das elektronische Siegel des Online-Notars sicher und unter der ausschließlichen Kontrolle des Online-Notars aufbewahrt.
Verbietet einem Online-Notar, einer anderen Person zu gestatten, die elektronische Aufzeichnung, die elektronische Signatur oder das elektronische Siegel des Notars zu verwenden.
Schreibt strikt vor, dass ein Online-Notar die elektronische Signatur des Online-Notars nur für die Durchführung einer Online-Beglaubigung verwenden darf.
Erfordert, dass ein Online-Notar die elektronische Signatur und das Siegel des Online-Notars an das elektronische notarielle Zertifikat einer elektronischen Person anfügt dokumentieren auf eine Weise, die unabhängig verifiziert werden kann und jede spätere Änderung oder Modifikation des elektronischen Dokuments offensichtlich macht.
Erfordert, dass ein Online-Notar in der elektronischen notariellen Urkunde für eine Online-Notarurkunde vermerkt, ob die Person durch eine interaktive Zwei-Wege-Audio- und Videokommunikation erschienen ist, die die Online-Beglaubigungsbestimmungen erfüllt.
Erfordert, dass ein Online-Notar unverzüglich eine zuständige Strafverfolgungsbehörde und den Außenminister über Diebstahl oder Vandalismus der elektronischen Aufzeichnungen, elektronischen Signatur oder des elektronischen Siegels des Online-Notars informiert.
Erfordert, dass ein Online-Notar den Außenminister unverzüglich über den Verlust oder die Verwendung der elektronischen Aufzeichnung, der elektronischen Signatur oder des elektronischen Siegels des Online-Notars durch eine andere Person informiert.
Bietet das Online-Beglaubigungsverfahren, der Online-Notar: (1) ist berechtigt, Online-Beglaubigungen durchzuführen, unabhängig davon, ob sich der Auftraggeber zum Zeitpunkt der Online-Beglaubigung physisch in diesem Staat befindet; (2) muss die Identität einer Person, die eine elektronische Signatur erstellt, zum Zeitpunkt der Unterschriftsleistung mithilfe einer bidirektionalen Video- und Audiokonferenztechnologie überprüfen, die den gesetzlichen Anforderungen und verabschiedeten Regeln entspricht; (3) angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die bei einer Online-Beglaubigung verwendete bidirektionale und Audiokommunikation vor unbefugtem Abfangen geschützt ist; und (4) auf der elektronischen notariellen Urkunde vermerken, dass es sich bei der Beglaubigung um eine Online-Beglaubigung handelt.
Ermächtigt einen Online-Notar oder den Arbeitgeber des Online-Notars, eine Gebühr in Höhe von höchstens 25 USD für die Durchführung einer Online-Beglaubigung zu erheben.
Erfordert einen Online-Notar, dessen Auftrag endet, um: (1) die Codierscheibe, Zertifizierungskarte, Software oder das Passwort zu zerstören, das die elektronische Anbringung der offiziellen Unterschrift und des Siegels des Online-Notars ermöglicht; und (2) dem Secretary of State die Einhaltung dieses Unterabschnitts bescheinigen.
Legt fest, dass ein Online-Notar, dessen Auftrag aus einem anderen Grund als Widerruf oder Verweigerung der Verlängerung endete, nicht verpflichtet ist, die in Unterabschnitt (a) beschriebenen Gegenstände zu vernichten, wenn der ehemalige Online-Notar als Online-Notar mit derselben Elektronik wieder beauftragt wird Unterschrift und Siegel innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des früheren Auftrags des ehemaligen Online-Notars.
Bedeutet, dass eine Person, die ohne Genehmigung wissentlich das Zertifikat, die Diskette, die Codierung, die Karte, das Programm, die Software oder die Hardware, die es einem Online-Notar ermöglichen, eine offizielle elektronische Signatur oder ein Siegel anzubringen, erlangt, verbirgt, beschädigt oder zerstört, eine Klasse begeht Ein Vergehen.
Fordert den Außenminister auf, Regeln zur Implementierung des Online Notary Public zu verabschieden, einschließlich Regeln zur Entwicklung und Aufrechterhaltung von Standards zur Erleichterung von Online-Beglaubigungen und Standards für die Analyse von Berechtigungsnachweisen und den Identitätsnachweis.
Ermächtigt den Außenminister, sich mit dem Department of Information Resources oder einer anderen geeigneten staatlichen Behörde über Angelegenheiten im Zusammenhang mit Ausrüstung, Sicherheit und technologischen Aspekten der Online-Beglaubigungsstandards zu beraten.
Erfordert, dass ein Bestätigungsformular einen Platz für eine Online-Beglaubigung enthalten muss, um anzugeben, auf welche Weise die bestätigende Person vor dem Notariatsbeamten erschienen ist.
Stellt fest, dass, soweit gesetzliche Bestimmungen über Anerkennungen und Beweise von schriftlichen Urkunden im Widerspruch zu den Bestimmungen über Online-Notare stehen, diese Bestimmungen in Bezug auf eine Online-Beurkundung Vorrang haben.
Die fünf häufigsten Fehler des Notarunterzeichners
von der American Association of Notaries
Menschen machen Fehler. Wir können einfach nicht zu 100 % Recht haben. Mit Wiederholung und soliden Übungen können jedoch die meisten Fehler beseitigt werden. Hier sind die häufigsten Fehler, die Notarunterzeichner machen, damit Sie auf der Hut sein können.
1 - Fehlende Signaturen. Wenn Sie das Glück haben, das Paket vorzeitig zu erhalten, tippen Sie auf die Seiten, die Unterschriften erfordern, damit Sie mit geringerer Wahrscheinlichkeit eine Unterschrift verpassen. Überprüfen, überprüfen und verdreifachen Sie jede Seite, bevor Sie die Unterzeichnung verlassen und noch einmal, bevor Sie fallen.
2 - Bestätigung falsch ausgefüllt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Landkreis, das Bundesland, das Datum und den Namen des Kreditnehmers eingetragen haben. Wenn Sie eine Korrektur vornehmen müssen, machen Sie eine Linie durch den Fehler und initialisieren Sie ihn. Überprüfen Sie, ob Sie den Namen des Kreditnehmers richtig geschrieben haben, alle mittleren Anfangsbuchstaben oder Suffixe verwendet haben und auch alle zusätzlichen Sprachen wie Treuhänder oder Vollmacht.
3 - Schriftart wird verkleinert. Mit einem Dual-Fach-Drucker wird dieser Fehler beseitigt. Wenn Sie keinen Dual-Fach-Drucker haben, ist Legal-Papier normalerweise eine akzeptable Alternative, aber Sie sollten sich zuerst mit Ihrem Kunden erkundigen. Wenn Sie Ihre Dokumente verkleinern, damit sie auf Papier im Letter-Format passen, ändert sich die Größe der Schriftart, und viele Bezirke haben eine Mindestanforderung für Schriftarten. Dieser Fehler führt normalerweise dazu, dass der Landkreis das Dokument zur Aufnahme ablehnt, und dann muss eine Rückreise zum Kreditnehmer erfolgen.
4 - Notarstempel ist unleserlich. Stellen Sie immer sicher, dass Ihr Notarstempel eingefärbt ist, und tragen Sie für alle Fälle eine Flasche Tinte bei sich. Wenn Ihr Stempel und das gesamte Siegel nicht lesbar sind, müssen Sie einen Weg finden, dies zu korrigieren. Tauschen Sie Ihr Exemplar gegen das Leihexemplar aus und beginnen Sie bei Null, das ist die beste Alternative. Wenn keine Kopie verfügbar ist, können Sie den unleserlichen Notarstempelabdruck streichen und erneut stempeln oder dem Dokument eine Bestätigung hinzufügen.
5 - Zusätzliche Artikel wurden nicht gesammelt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anweisungen überprüft und überprüft haben, ob zusätzliche Informationen erforderlich sind. Gegenstände wie Ausweiskopien, Kreditkartenabrechnungen, Sterbeurkunden und Vollmachten müssen möglicherweise mit dem Paket zurückgesendet werden. Wenn Geld fällig ist, überprüfen Sie, ob ein persönlicher Scheck akzeptabel ist oder ein beglaubigter Scheck erforderlich ist, und bestätigen Sie, an wen er zahlbar sein muss.
Ausübung des Rechts ohne Lizenz / Rechtswidrige Werbung
von der American Association of Notaries
Die folgenden Punkte sind in vielen Staaten gesetzlich geregelt und können schwere Strafen nach sich ziehen. Notare in den Staaten, die sich nicht mit diesen Fragen befassen, sollten Folgendes beachten:
Ein Notar darf nicht als Rechtsanwalt tätig werden, wenn er nicht als Rechtsanwalt zugelassen ist. Ein Notar, der nicht als Rechtsanwalt zugelassen ist, darf keine Rechtsberatung erteilen oder Honorare für Rechtsberatung annehmen. Dies umfasst die Beratung bezüglich der Transaktion, die Vorbereitung von Formularen, die Erklärung von Formularen und deren Bedeutung, die Beratung des Unterzeichners darüber, welche Art von notarieller Handlung erforderlich ist (Eid oder Anerkennung), oder in jeder Werbung, in der die Vollmacht angegeben oder impliziert wird, die der Notar nicht besitzt.
Ein Notar darf nicht als Einwanderungsberater oder -spezialist werben. Ein Notar muss Beglaubigungsanfragen zu Einwanderungsdokumenten vermeiden und sollte den Unterzeichner stattdessen an einen Anwalt oder an den Einwanderungs- und Einbürgerungsdienst (INS) verweisen.
Ein Notar darf nicht rechtswidrig für Dienstleistungen werben. Ein Notar, der kein Anwalt ist und der die Dienste eines Notars in einer anderen Sprache als Englisch bewirbt, sei es durch Schilder, Broschüren, Briefpapier oder andere schriftliche Mitteilungen oder durch Radio oder Fernsehen, MUSS der Anzeige auch einen Hinweis beifügen dass der Notar kein Rechtsanwalt ist. Die Bekanntmachung muss in englischer Sprache und in der Sprache der Anzeige und in auffälliger Schriftgröße erfolgen. Wenn die Werbung über Radio oder Fernsehen erfolgt, kann die Aussage geändert werden, muss aber im Wesentlichen die gleiche Botschaft enthalten. Die Mitteilung sollte die folgende Erklärung enthalten:
"ICH BIN KEIN RECHTSANWALT, DER IN (IHREM STAAT) ZUGELASSEN IST, UND DARF KEINE RECHTSBERATUNG GEBEN ODER GEBÜHREN FÜR RECHTSBERATUNG AKZEPTIEREN."
Ein Notar darf „Notary Public“ nicht ins Spanische übersetzen. Die wörtliche Übersetzung des Ausdrucks „Notary Public“ ins Spanische (notario oder notario publico) ist in vielen Staaten verboten. „Wörtliche Übersetzung“ bedeutet die Übersetzung eines Wortes oder Satzes ohne Berücksichtigung der vollen Konnotation des Wortes oder Satzes in der zu übersetzenden Sprache. Dieses Gesetz ist auf die vielen Betrugsfälle gegen spanischsprachige Personen zurückzuführen, die glauben, dass ein „Notario Publico“ ein Anwalt ist – mit der ganzen Autorität dieser Position.
Sich weigern, notariell zu beglaubigen, wenn es eine gibt
eine Frage des Nutzens
von der American Association of Notaries
Ein Notar sollte jeder angemessenen Bitte nachkommen, wenn er aufgefordert wird, ein Dokument zu beglaubigen. Es kann jedoch vorkommen, dass eine Anfrage nicht nur unangemessen, sondern sogar rechtswidrig ist.
Für Notare ist es wichtig, sich über gesetzliche Beschränkungen bestimmter Arten von Beurkundungen aufgrund der Gesetze ihres eigenen Staates im Klaren zu sein, aber ein Notar muss auch in der Lage sein, ein sicheres Urteilsvermögen anzuwenden, wenn er oder sie mit bestimmten notariellen Situationen konfrontiert ist.
Offensichtlich und in jedem Staat ist es Notaren untersagt, ihre eigene Unterschrift zu beglaubigen. Aber was ist, wenn ein Notar gebeten wird, Unterschriften und Dokumente von Familienmitgliedern zu beglaubigen? Für die meisten Staaten ist die Beurkundung von Familienangehörigen mehr oder weniger eine Grauzone; in den notariellen Verfahren sind, wenn überhaupt, nur wenige Richtlinien enthalten. Nur wenige Bundesländer geben Hinweise und Richtlinien für die Beurkundung von Angehörigen an.
Was versteht man unter „Nutzen“ oder „Interessen“ in Bezug auf Beglaubigungen? Es gibt verschiedene Arten von Interessen, die familiären Transaktionen inhärent sind; Notare müssen sich ihrer bewusst sein und von einer Beurkundung absehen, wenn sie auftreten. Interessen können direkt sein – wenn das notariell beglaubigte Dokument dem Notar gegenwärtig und direkt zugute kommt; oder indirekt - wenn das notariell beglaubigte Dokument dem Notar einen zukünftigen Nutzen bringt.
Bestimmte Transaktionen können sogenannte Besitzstände enthalten. Interessenbindungen sind Interessen, die ein Versprechen auf gegenwärtigen oder zukünftigen Genuss enthalten. Ein Beispiel für eine Transaktion, bei der der Notar ein berechtigtes Interesse des Familienmitglieds erfahren könnte, könnte die notarielle Beurkundung einer Urkunde oder Hypothek während einer Übertragung von Immobilien sein. Wenn eine Mutter oder ein Vater eine Immobilie kauft, in der der Notar derzeit wohnen wird oder die der Notar beim Tod des Elternteils erben kann, hat der Notar ein berechtigtes Interesse an der Transaktion und sollte nicht beglaubigen.
Es gibt andere Transaktionen, bei denen ein Notar ein wirtschaftliches Interesse erlangen kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Notar als Begünstigter einer Treuhand oder Pension benannt wird. Der Notar ist nicht Eigentümer des Fonds oder Kapitals, hat jedoch unter bestimmten Bedingungen das Potenzial, Vorteile aus diesem Fonds oder Kapital zu erhalten. Wird einem Notar eine solche Urkunde eines Familienmitglieds vorgelegt, sollte er ebenfalls auf eine Beurkundung verzichten.
Was aus den oben genannten Arten von Transaktionen entsteht, ist ein Interessenkonflikt. Der Interessenkonflikt besteht nicht zwischen einem Konstituierenden und einem anderen, sondern zwischen dem Notar und dem Konstituierenden. Ein Notar muss per Gesetz und Definition jederzeit ein unparteiischer Zeuge oder eine uneigennützige Partei bei Transaktionen sein. Das bedeutet, dass der Notar keinerlei Interesse, Vorteil oder Beteiligung an der Transaktion haben darf. Wenn ein wirtschaftliches oder erworbenes Interesse besteht, erhält der Notar einen Gewinn und sollte sich von allem, was mit der Transaktion zusammenhängt, befreien.
Für den Notar ist es sehr wichtig zu erkennen, dass die mit diesen Transaktionen verbundenen Vorteile unklar und subtil sein können.
Auf den ersten Blick mag es keinen offensichtlichen Vorteil aus der Transaktion geben, aber wenn es um familiäre Beziehungen geht, gibt es Eventualitäten, die dem Notar einen zukünftigen Vorteil verschaffen können. Aus diesem Grund werden Notare ermutigt, von einer Beurkundung für Familienmitglieder Abstand zu nehmen, und ein Notar sollte das Familienmitglied nach Möglichkeit an einen anderen Notar verweisen. Diese versteckten Vorteile können auch bei Transaktionen zwischen Freunden bestehen, daher müssen Notare ständig wachsam sein, um sicherzustellen, dass keine Transaktion, bei der sie die Beglaubigung vorgenommen haben, einen persönlichen Vorteil beinhaltet, damit die Beglaubigung nicht jemals in einem Gerichtsverfahren angefochten wird.
Freunde und Familienmitglieder können verärgert oder verwirrt sein, wenn der Notar sich weigert, für sie zu beurkunden. Eine gute Möglichkeit, mit diesen Situationen umzugehen, besteht darin, zu erklären, dass es im gegenseitigen besten Interesse des Notars und des Familienmitglieds ratsam ist, dass ein unabhängiger Notar die Transaktion durchführt.
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Can notary fees be paid by check?Confirmed Affordable Mobile Notary Services does not accept checks. Our acceptable forms of payment are: Cash, Credit, Debit, Mastercard, Visa, Discover and PayPal only. **All forms of credit or debit must accompany valid matching photo identification at time of notary**
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Can I use my US Passport as valid identifcation?Yes! You can you a US Passport as proof of identity that is currently valid for notary. Please see News for You! section for other valid proof of identification.
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Am I able to have more than one type of document notarized at a time?Yes! There is no limit on the number of documents that can be notarized at one time or another. The fee may vary and there are various types of required notarial documents.
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How do I know where to sign?When you bring your document before the Notary Public the officer will indicate where you are to sign. You do not sign until instructed in the presence of the notary.
Müssen I-9-Formulare notariell beglaubigt werden?
von der American Association of Notaries
Viele Notare im ganzen Land erhalten Anfragen von Arbeitgebern, Formulare zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (I-9) zu beglaubigen oder zu überprüfen. Das Ausfüllen eines I-9-Formulars für jeden Arbeitnehmer ist für jeden Arbeitgeber oder landwirtschaftlichen Personalvermittler/Vermittler gegen Gebühr vorgeschrieben. (Ein landwirtschaftlicher Überweiser ist jeder landwirtschaftliche Lohnunternehmer oder landwirtschaftliche Arbeitgeber oder Verband.) Alle diese Arbeitgeber und Anwerber unterliegen regelmäßigen ICE-Inspektionen (Immigration and Customs Enforcement), um sicherzustellen, dass für jeden Mitarbeiter korrekt ausgefüllte I-9-Formulare vorliegen; Zuwiderhandlungen werden mit Bußgeldern und verwaltungsrechtlichen Sanktionen belegt. Daher ist das ordnungsgemäße Ausfüllen und Ausführen des I-9-Formulars von äußerster Wichtigkeit.
Was ist das I-9-Formular?
Das I-9-Formular ist ein mehrseitiges Dokument, das vom Büro der United States Citizenship and Immigration Services für das Department of Homeland Security erstellt wurde und zum Zweck der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung jedes neuen Mitarbeiters verwendet wird, der eine Stelle in den Vereinigten Staaten annimmt ab 6. November 1986. Dieses Formular ist vom Arbeitgeber ab dem ersten Tag der Einstellung für neue Mitarbeiter auszufüllen. Dies gilt ohne Ausnahme; darunter fallen auch Personen, die nur für wenige Tage befristet tätig sind. Es schließt auch Nicht-Staatsbürger und ausländische Besucher mit einem befristeten Arbeitsvisum ein. In Abschnitt 1 des I-9 werden Mitarbeiter gebeten, den oberen Teil des I-9-Formulars auszufüllen, der demografische Informationen enthält und sie auffordert, ihren US-Aufenthaltsstatus anzugeben, ob Staatsbürger, Nicht-Staatsbürger, rechtmäßiger ständiger Einwohner oder arbeitsberechtigter Ausländer. In Abschnitt 2 des I-9 werden die Arbeitgeber dann aufgefordert, vom Arbeitnehmer einen Identitätsnachweis und einen Arbeitserlaubnisnachweis zu verlangen.
Benötigt das I-9-Formular eine notarielle Beglaubigung?
Beim Lesen des I-9-Formulars wird der Notar feststellen, dass das I-9-Formular keine notarielle Urkunde enthält und daher keiner Beglaubigung bedarf. Was also verursacht diese Verwirrung unter Notaren? Der Wortlaut auf dem I-9-Formular und die Identifizierungsanforderungen verwirren einige Personen zu der Annahme, dass das Formular notariell beglaubigt werden muss. Die Mitarbeiter werden aufgefordert, „unter Strafe des Meineids …“ zu bezeugen, dass ihre Aussagen und Unterlagen der Wahrheit entsprechen. Anstatt den Einsatz eines Dritten, wie z. B. eines Notars, zu verlangen, zeigt das Formular selbst dem Mitarbeiter an, dass das Bundesgesetz Geld- und Freiheitsstrafen für falsche Angaben vorsieht. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber Ausweisdokumente und Arbeitserlaubnisdokumente des Arbeitnehmers prüfen, um seine Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten festzustellen. Es gibt verschiedene Dokumente in drei separaten Listen, aus denen der Mitarbeiter wählen kann, ob er sie einreichen möchte, um seine Identität und Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen.
Der Arbeitgeber darf nicht bestimmen oder entscheiden, welche Dokumente der Arbeitnehmer vorlegen muss, solange die Dokumentation aus den Listen der Listen akzeptabler Dokumente des I-9-Formulars stammt. Arbeitgeber können sich bei der Prüfung dieser Dokumente unzulänglich oder unwohl fühlen und werden oft die Dienste des Notars anfordern, der nach Ansicht des Arbeitgebers viel qualifizierter ist, Ausweisdokumente wie Pässe, Militärausweise und ausländische Green Cards zu prüfen. Abschnitt 2 des Formulars I-9, der vom Arbeitgeber auszufüllen ist, kann auch vom bevollmächtigten Vertreter des Arbeitgebers ausgefüllt und ausgefüllt werden. In diesem Fall kann ein Notar mit dieser Eigenschaft beauftragt werden. Er kann zu einem Filmset gerufen werden, um alle I-9 für eine Gruppe von „Schauspielerstatisten“ zu „beglaubigen“. oder er kann in ein Wissenschafts- oder Technologielabor gerufen werden, um die Ausführung eines I-9 für einen Physiker zu übernehmen, der angeheuert wurde, um an einer streng geheimen Formel zu arbeiten.
Wie sollte ein Notar mit I-9-Formularanfragen umgehen?
Während das United States Citizenship and Immigration Services Office Personen, die vom Arbeitgeber beauftragt wurden, erlaubt, diesen Identifikations-/Arbeitsberechtigungsteil des I-9 auszufüllen, verbieten einige Staaten, zum Beispiel Texas, dem Notar, das I-9 im Namen des zu vervollständigen Arbeitgeber. Es obliegt Ihnen als Notar vorher abzuklären, ob Ihr Bundesland eine solche Klage zulässt oder nicht. Wenn Ihr Staat Notaren das Ausfüllen des Formulars verbietet, müssen Sie als Notar die Teilnahme ablehnen. Wenden Sie sich an das Büro des Außenministers in Ihrer jeweiligen Gerichtsbarkeit oder an das Büro der für Notare zuständigen Person in Ihrem Staat. Da diese Art der Dokumentation keiner „Beurkundung“ im klassischen Sinne bedarf, kann eine Ablehnung oder Verweigerung nicht sanktioniert werden. Ein Notar hat die Möglichkeit, diese Tätigkeit abzulehnen, wenn er sich unwohl fühlt oder nicht prüfen kann, ob sein Leitungsorgan Notaren die Ausübung einer solchen Tätigkeit untersagt. Wenn Ihr Staat es Ihnen als Notar erlaubt, das I-9-Formular auszufüllen, sollten Sie die Anweisungen sorgfältig befolgen und die Ausweis- und Beschäftigungsberechtigungsdokumente genauso sorgfältig prüfen, wie Sie es für jede notarielle Beglaubigung tun würden. Das Anfertigen von Kopien der Ausweisdokumente ist optional; Sie sollten sich in diesem Bereich an den Arbeitgeber wenden. Falls Fotokopien des Personalausweises angefertigt werden, werden diese zusammen mit dem I-9 für die Dauer der Beschäftigung aufbewahrt.
Am wichtigsten: Da für das I-9-Formular keine notarielle Beglaubigung erforderlich ist, dürfen Sie unter keinen Umständen Ihren Notarstempel und Siegel auf dem I-9-Formular verwenden. Das Formular I-9 wird bei keinem Amt eingereicht. Es wird beim Arbeitgeber für drei Jahre nach seiner erstmaligen Fertigstellung oder für ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist. Dieses Formular muss vorgelegt werden, wenn Inspektoren oder Ermittler des DHS den Arbeitsplatz besuchen und darum bitten, es zu sehen.
Weitere Informationen erhalten Sie beim United States Office of Citizenship and Immigration Services @ http://www.uscis.gov/i-9-central oder beim Department of Homeland Security @ http://www.dhs.gov/ .
